La presente procedura è adottata dal Gruppo in ottemperanza a quanto stabilito dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (nel testo: Decreto o D. Lgs. 24/2023) in vigore dal 30 marzo 2023 che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea (c.d. direttiva whistleblowing) di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

Ad integrazione di quanto disciplinato nella presente procedura, si rimanda alla sezione “Segnalazione Whistleblowing” del sito aziendale www.egea.it.

2. Campo di applicazione

La presente procedura si applica a qualsiasi segnalazione di informazioni sulle violazioni (così come meglio specificate nel paragrafo 4) acquisite all’interno del contesto lavorativo[1], qualora lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, effettuata attraverso gli appositi canali di segnalazione messi a disposizione dalla Società.

Sono escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale che attengano esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro, ovvero ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
le violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale;
violazioni disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali[2] che garantiscono già apposite procedure di segnalazione.

3. Riferimenti

Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24;
Direttiva (UE) 2019/1937;
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/01;
Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR);
Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii.);
Linee guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.

4. Definizioni

“segnalazioni”: qualsiasi comunicazione scritta, orale o esposta in un colloquio, anche in forma anonima, contenete informazioni sulle violazioni;
“violazioni”: condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o su violazioni del Modello di organizzazione e gestione adottato dalla Società; illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali rilevanti relativi ad appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi[3]; violazioni (atti o omissioni) che ledono gli interessi finanziari dell’UE (rif. art. 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea); violazioni (atti o omissioni) di norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato (rif. art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea); violazioni (atti o omissioni) di norme in materia di imposta sulle Società;
“informazioni sulle violazioni”: tutte le informazioni, tra le quali i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria/contabile intrattiene un rapporto giuridico ed anche gli elementi informativi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
“segnalazione interna”: comunicazione delle “segnalazioni” attraverso il predisposto canale interno di segnalazione;
“segnalazione esterna”: comunicazione scritta o orale delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna[4];
“divulgazione pubblica”: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa ovvero mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
“segnalante”: persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
“facilitatore”: persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno dello stesso contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
“contesto lavorativo”: attività lavorative o professionali, presenti o passate attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
“persona coinvolta”: persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata;
“responsabile del canale”: soggetto individuato dalla Società responsabile della gestione del canale e della segnalazione dotato di autonomia organizzativa e funzionale;
“referente interno”: soggetto della Società individuato quale interlocutore interno del Responsabile del canale; qualora il referente interno sia la persona coinvolta nella segnalazione, il ruolo di referente interno verrà svolto dall’organo amministrativo;
“ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e strettamente legato alla stessa, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
“seguito”: l’azione ovvero le azioni avviate dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione;
“riscontro”: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione comprendendo le misure previste o dottate o da adottare e dei motivi della scelta effettuata;
“piattaforma”: canale di segnalazione interna adottato dalla Società (come meglio specificato al paragrafo 8) per trasmettere le informazioni sulle violazioni;
“Organismo di Vigilanza (“OdV”)”: Organismo di Vigilanza ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
“Modello 231”: Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001.

5. Responsabilità

Il responsabile del canale, anche attraverso l’utilizzo della piattaforma:

rende disponibili, anche attraverso la presente procedura e le informazioni pubblicate sulla piattaforma, le informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne;
rilascia alla persona segnalante il riscontro di ricevimento della segnalazione nei termini previsti;
valuta i criteri di processabilità della segnalazione;
condivide la segnalazione con il referente interno, definito nell’ambito della presente procedura, e l’OdV (nei casi previsti), l’avvio di eventuali indagini, il loro esito e il riscontro da fornire al segnalante;
trasmette al segnalante il riscontro circa la chiusura dell’iter di gestione della segnalazione;
mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e, se del caso, gestisce la richiesta di integrazioni e l’esecuzione di eventuali colloqui di approfondimento con la persona segnalante, se richiesti;
archivia e conserva la documentazione sulla segnalazione nei tempi normativamente previsti;
garantisce il rispetto del principio di riservatezza.

Il referente interno:

identifica, all’interno della Società, i soggetti da coinvolgere e condivide con questi quanto emerso dall’analisi effettuata dal responsabile del canale;
è delegato a fornire al responsabile del canale riscontro in merito alle decisioni prese dalla Società per l’approfondimento di quanto oggetto di segnalazione;
attua le raccomandazioni espresse dal responsabile del canale per approfondire quanto oggetto di segnalazione;
coordina e monitora la fase delle eventuali indagini con le funzioni interne/team esterni incaricati;
condivide con il responsabile del canale l’avvio di eventuali indagini, il loro esito e il riscontro da fornire al segnalante;
individua piani di miglioramento per evitare il ripetersi di eventi oggetto di segnalazione;
assicura che tutte le informazioni previste sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, siano rese disponibili sui canali aziendali;
gestisce, con il supporto delle funzioni aziendali competenti, le attività conseguenti ad eventuali divulgazioni pubbliche nei casi previsti;
garantisce il rispetto del principio di riservatezza.

Il segnalante:

trasmette le segnalazioni nel rispetto della presente procedura;
è tenuto a fornire informazioni circostanziate relative a quanto oggetto di segnalazione.

L’ OdV:

nel caso di segnalazioni rilevanti ex D.Lgs. 231/01, coordina e monitora la fase delle indagini con le funzioni interne/team esterni incaricati, valuta l’esito delle indagini e gli eventuali provvedimenti conseguenti;
garantisce il rispetto del principio di riservatezza.

Il rappresentante legale:

interloquisce con ANAC in caso di eventuale segnalazione esterna o attivazione di attività ispettive da parte di ANAC.

Il CDA:

garantisce che siano adottati gli eventuali provvedimenti in conformità a quanto previsto dal sistema sanzionatorio previsto nel Modello Organizzativo 231;
garantisce il rispetto delle misure per la protezione della persona segnalante.

6. Soggetti che possono effettuare una segnalazione (c.d. “segnalante”)

Possono procedere alla segnalazione:

i dipendenti;
i lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività presso i soggetti pubblici e privati;
i liberi professionisti;
i volontari;
i consulenti;
gli azionisti;
gli amministratori;
i fornitori di prestazioni a favore di terzi a qualsiasi titolo (a prescindere dalla natura di tali attività) anche in assenza di corrispettivo;
i tirocinanti anche non retribuiti;
i soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, di direzione, di controllo, di vigilanza ovvero di rappresentanza, anche se le relative attività sono svolte a titolo di fatto e non di diritto.

Sono, altresì, compresi nella categoria in oggetto tutti quei soggetti che, a qualsiasi titolo, vengono a conoscenza di illeciti nell’ambito del contesto lavorativo della Società ovvero:

quando il rapporto di lavoro non sia ancora iniziato;
durante il periodo di prova;
allo scioglimento del rapporto.

7. Referente interno

La Società ha individuato nel legale rappresentante della Società (Amministratore Delegato e/o Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o Amministratore Unico) il ruolo di referente interno ai sensi della presente procedura.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi il referente interno così individuato, il ruolo di referente interno verrà ricoperto dal Consiglio di Amministrazione in forma collegiale.

8. Canale di segnalazione interna

La Società ha previsto un canale di segnalazione interna che il segnalante deve utilizzare per la trasmissione delle informazioni sulle violazioni. L’istituzione di tale canale permette una più efficace prevenzione e accertamento delle violazioni. Tale scelta risponde al principio di favorire una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d’impresa nonché di miglioramento della propria organizzazione.

Il canale di segnalazione interna prevede la modalità scritta o orale attraverso la piattaforma “Software Legality Whistleblowing” accessibile al link https://egea.segnalazioni.net/

Accedendo alla piattaforma, il segnalante, tramite un sistema di messaggistica a registrazione vocale, potrà inoltre richiedere un incontro diretto con il responsabile della gestione della segnalazione.

Il canale di segnalazione interna garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, del facilitatore (ove presente), delle persone coinvolte e comunque menzionate nella segnalazione nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione inoltrata ovvero integrabile.

8.1 Soggetto responsabile della gestione del canale (c.d. “responsabile del canale”)

La gestione del canale interno è affidata a:

Avv. Giuliano Ghezzi
Avv. Giuseppe Rossetto

I responsabili della gestione del canale e della segnalazione agiscono in via esclusiva per quanto concerne l’acquisizione della segnalazione e l’accesso alla piattaforma.

8.2 Caratteristiche del canale di segnalazione interna

Il canale interno di segnalazione della Società è gestito tramite la piattaforma web based “Software Legality Whistleblowing”, fruibile da tutti i device (PC, Tablet, Smartphone), erogato in SAAS (Software as a Service) da DigitalPA.

I dati inseriti nella piattaforma sono segregati e sottoposti ad algoritmo di scripting prima della loro archiviazione. La sicurezza in trasporto è garantita da protocolli sicuri di comunicazione HTTPS.

Il sistema è installato su una infrastruttura di Server Dedicati certificata TIER IV1, che garantisce le migliori prestazioni in termini di sicurezza e di disponibilità dei dati.

Il processo di Registrazione è separato dalla segnalazione, il che consente la gestione delle segnalazioni riservate (nelle quali il segnalante è identificabile) in maniera anonima.

La configurazione Multitenant o Gruppo prevede la possibilità di raccogliere, in un’unica piattaforma, le segnalazioni provenienti da diverse Società facenti parte di un gruppo. L’inoltro ai Responsabili delle segnalazioni è automatizzato in base alla società e alla tipologia di segnalazione.

Nel form di segnalazione è presente un campo che consente al Whistleblower di indicare per quale Società vuole trasmettere la segnalazione.

Questo campo è collegato ai Responsabili e consente un’assegnazione precisa ai Responsabili di riferimento delle varie Società, sfruttando l’associazione “Società” e “Tipologia di illecito”.

Sulla piattaforma tutte le informazioni che possono rivelare i contenuti di una segnalazione e l’identità del suo autore, o che possono dare indicazioni sull’attività di un segnalante, sono protette da un sistema di cifratura.

Le segnalazioni (comprese le bozze), gli allegati (anche quelli temporanei), i log di attività e le sessioni sono cifrate.

Inoltre, non esiste alcuna correlazione diretta tra utente della piattaforma (segnalante) ed eventuali segnalazioni.

In caso di segnalazione non anonima i dati del segnalante (“dati utente”) non sono accessibili al responsabile del canale. Il responsabile del canale, a sua discrezione, potrà visualizzare tali campi (cd. “campi in chiaro”) solo a seguito di motivazione, opportunamente tracciata, all’interno della piattaforma.

La segnalazione può essere visualizzata e gestita solo dal responsabile del canale. Il responsabile ha credenziali univoche per l’accesso, regolamentato a norma privacy GDPR 2018 (complessità password e cambio password trimestrale);

La Data Retention è regolata da scadenze predefinite con automatici reminder al responsabile del canale che procederà, a scadenza, alla cancellazione dei dati.

Il trattamento dei dati personali deve sempre tener conto ed essere conforme agli obblighi previsti dal GDPR e dal D. Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. La Società, in qualità di titolare del trattamento attraverso il canale di segnalazione interna è tenuta ad effettuare una previa analisi del disegno organizzativo comprensivo della fondamentale valutazione del possibile impatto sulla protezione dei dati (art. 35 del GDPR).

8.3 Caratteristiche della segnalazione e segnalazioni anonime

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire l’analisi dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è necessario risultino chiare:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Le informazioni sulle violazioni segnalate devono essere veritiere. Non si considerano tali semplici supposizioni, indiscrezioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio), così come notizie di pubblico dominio, informazioni errate (ad eccezione di errore genuino), palesemente prive di fondamento o fuorvianti ovvero se meramente dannose o offensive. Non è invece necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti segnalati e dell’identità dell’autore degli stessi.

È utile anche che il segnalante fornisca documenti che possano dare elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nell’ambito della presente procedura anche in riferimento alle tutele del segnalante, qualora successivamente identificato, ed agli obblighi di conservazione.

8.4 Iter operativo di gestione della segnalazione

Il segnalante trasmette la segnalazione tramite il canale interno dedicato.

Il segnalante attiva la segnalazione attraverso il link sopra indicato in modalità scritta, mediante la compilazione di un form guidato, o in modalità orale tramite un sistema di messaggistica vocale.

Se il segnalante effettua la segnalazione oralmente mediante un incontro fissato con il responsabile del canale, la stessa, previo consenso del segnalante stesso, è documentata a cura del responsabile del canale con la registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e alla riproduzione vocale ovvero tramite la redazione di un verbale. In questa ultima ipotesi, il segnalante può verificare, rettificare e/o confermare il verbale dell’incontro tramite relativa sottoscrizione.

La ricezione della segnalazione da parte del soggetto responsabile del canale avvia il processo di gestione delle segnalazioni. Il responsabile del canale procede alla sua “lavorazione” secondo un flow chart di processo predefinito.

Alla ricezione della segnalazione, il soggetto responsabile provvede a comunicare un avviso di ricezione al segnalante entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione e la presa in carico della segnalazione.

Il soggetto responsabile della gestione della segnalazione procede con una prima verifica circa la correttezza della procedura seguita dal segnalante e del contenuto della segnalazione sia in riferimento all’ambito di applicazione definito dalla presente procedura (c.d. inerenza del contenuto della segnalazione) che alla sua verificabilità in base alle informazioni fornite. In questa fase, qualora il responsabile del canale lo ritenga necessario (es. in caso di eventuali dubbi), potrà coinvolgere l’Organismo di Vigilanza per valutare la rilevanza ex del D.Lgs. 231/01 della segnalazione. Qualora la segnalazione non sia inerente, il responsabile del canale formalizza l’esito del controllo e lo comunica al segnalante in tempi ragionevoli (non oltre 3 mesi) e archivia la segnalazione. Il responsabile informa tempestivamente il referente interno, garantendo il rispetto del principio di riservatezza, che condivide l’informativa con la Società.

Qualora sia necessario acquisire elementi integrativi, il responsabile del canale contatterà il segnalante tramite la piattaforma. Se il segnalante non fornisse, entro 3 mesi dalla richiesta di integrazione, informazioni aggiuntive il responsabile del canale procede con l’archiviazione della segnalazione, dandone comunicazione al segnalante e informando il referente interno.

Il responsabile del canale, verificata l’inerenza della segnalazione e acquisiti tutti gli elementi, informa, nel rispetto del principio di riservatezza, il referente interno e, qualora si tratti di informazioni di violazioni rilevanti ex del D.Lgs. 231/01, l’Organismo di Vigilanza al fine di valutare la modalità di avvio della fase di indagine, fatto salvo il rispetto del principio di autonomia e indipendenza dell’OdV rispetto al modo con cui gestire la segnalazione ai fini e per gli effetti del D. Lgs. 231/01.

Il referente interno, a chiusura dell’indagine, predispone un report finale e ne condivide gli esiti con il responsabile del canale al fine di procedere con il riscontro al segnalante. Il riscontro al segnalante deve essere trasmesso entro tre mesi dalla data di avviso di ricezione ovvero dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Solo in casi eccezionali, qualora la complessità della segnalazione lo richiedesse, o in considerazione dei tempi di risposta del segnalante, il responsabile del canale, informato prontamente il segnalante prima della scadenza, con opportuna motivazione, potrà continuare la fase di indagine per il tempo necessario e dando al segnalante periodici aggiornamenti.

In caso si tratti di violazioni rilevanti ex del D.Lgs. 231/01, il referente interno comunica all’Organismo di Vigilanza gli esiti dell’indagine. L’OdV, nell’ambito della sua autonomia operativa, valuta l’esito ricevuto e, qualora la segnalazione sia fondata, gli eventuali provvedimenti conseguenti valutando l’adozione di eventuali misure ritenute necessarie ai fini dell’adeguamento del Modello dando corso alle comunicazioni necessarie per l’applicazione delle eventuali sanzioni. Gli eventuali provvedimenti conseguenti sono applicati in conformità a quanto previsto dal sistema sanzionatorio previsto nel Modello Organizzativo 231.

Per le segnalazioni non rientrati nel perimetro delle violazioni ex D.Lgs. 231/01, il referente interno, valuterà, caso per caso, con la Società se e quale funzione aziendale debba essere opportunamente coinvolta per la relativa analisi e per gli eventuali provvedimenti conseguenti sempre nel rispetto del principio di riservatezza.

In caso di diffamazione o di calunnia, accertata con condanna anche di primo grado, la Società procede con un procedimento sanzionatorio nei confronti del segnalante.

Si specifica che, dalla ricezione della segnalazione fino alla sua chiusura, ogni soggetto che si trovasse in una situazione di conflitto di interesse deve astenersi dall’assumere decisioni al fine di garantire il rispetto del principio di imparzialità.

8.5 Trasmissione delle segnalazioni con erroneo destinatario

Qualora la segnalazione sia trasmessa a un soggetto diverso da quello preposto a riceverla, chi la riceve ha l’obbligo di trasmetterla entro sette giorni al soggetto competente dando notizia della trasmissione alla persona segnalante e garantendo una catena di custodia delle informazioni conforme agli obblighi di riservatezza e a quelli di cui al paragrafo 8.2. La Società adotta sanzioni a livello disciplinare in caso di mancato rispetto dell’obbligo di trasmissione.

Nel caso di involontaria trasmissione della segnalazione a soggetto diverso da quello legittimato a riceverla, il segnalante deve dimostrare la mera negligenza e l’assenza di un interesse personale nella erronea trasmissione.

8.6 Conservazione della documentazione sulla segnalazione interna

Le segnalazioni interne e tutta la relativa documentazione allegata ovvero integrata sono conservate, con apposita catena di custodia digitale, per il tempo necessario al trattamento della segnalazione stessa.

In ogni caso, la documentazione è conservata soltanto per un periodo temporale individuato nel massimo di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

In tutti i casi citati, è necessario che la procedura di conservazione delle segnalazioni interne e della relativa documentazione, sia conforme alle garanzie comunitarie e nazionali sul trattamento dei dati personali nonché alle predisposte misure sul diritto di riservatezza.

8.7 Obblighi di informazione

Le informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sono esposte nei luoghi di lavoro e nella apposita sezione intranet, e rese note alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico con la Società.

Inoltre, tali informazioni sono pubblicate nella sezione “Segnalazione Whistleblowing” accessibile dal sito internet della Società.

La Società attiva il proprio canale di segnalazione interna sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali.

9. Segnalazione esterna

Al ricorrere delle seguenti condizioni, il segnalante potrà procedere con una segnalazione ad ANAC tramite canale esterno:

nel caso in cui nel contesto lavorativo di riferimento, l’attivazione del canale di segnalazione interna non è obbligatoria ovvero il canale stesso non è stato attivato oppure non è conforme ai requisiti normativamente previsti;
quando il segnalante ha già inoltrato una segnalazione interna ancorché essa non ha avuto seguito;
se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che inoltrando una segnalazione interna, alla stessa non è dato efficace seguito ovvero che la stessa, di per sé, determinerà una ritorsione nei suoi confronti;
nel caso in cui il segnalante ha un fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

L’organismo esterno legittimato a ricevere le segnalazioni esterne è l’ANAC secondo le modalità e le procedure opportunamente adottate (www.anticorruzione.it).

10. Divulgazione pubblica

In via residuale e subordinata, il segnalante potrà procedere con una divulgazione pubblica nei seguenti casi:

quando ha già previamente effettuato una segnalazione interna ovvero esterna, ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
nel caso in cui ha fondato motivo di ritenere che la violazione costituisce un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
quando ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna comporta il rischio di ritorsioni ovvero può non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possono essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi è fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione può essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. Obbligo di riservatezza

Tutte le segnalazioni ed i relativi allegati non sono utilizzati oltre il tempo necessario per darne seguito.

È previsto che l’identità del segnalante unitamente a qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non siano rivelate senza il consenso espresso del segnalante stesso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

La Società tutela l’identità delle persone coinvolte, dei facilitatori e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione stessa, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Le circostanze di mitigazione della tutela del diritto alla riservatezza comprendono:

nell’ambito di un procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.: è imposto l’obbligo di segretezza degli atti delle indagini preliminari sino al momento in cui l’indagato non abbia il diritto ad averne conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura di tale fase;
nell’ambito del procedimento stabilito presso la Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;
qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante a rivelare la propria identità;
nei casi di procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, sarà dato avviso in forma scritta al segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati quando la rivelazione sarà indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Poste la vigenza delle mitigazioni appena elencate, il soggetto coinvolto, su sua istanza, è sentito anche attraverso un procedimento cartolare mediante l’acquisizione di osservazioni scritte e di documenti.

Tra gli obblighi di riservatezza si comprendono:

la sottrazione della segnalazione e della documentazione ad essa allegata al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e ss. della l. n. 241/1990 e all’accesso civico generalizzato di cui agli artt. 5 e ss. del d.lgs. n. 33/2013;

le amministrazioni ed enti coinvolti nella gestione delle segnalazioni garantiscono la riservatezza durante tutte le fasi del procedimento di segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre autorità competenti.

12. Tutela dei dati personali

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma:

del Regolamento (UE) 2016/679;
del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii.

La comunicazione dei dati personali da parte di istituzioni, di organi o degli organismi dell’Unione Europea è effettuata in conformità del Regolamento (UE) 2018/1725.

Il trattamento dei dati personali relativi alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dal titolare, nel rispetto dei princìpi di cui agli artt. 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo preliminarmente le idonee informazioni ai soggetti segnalanti e alle persone coinvolte nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

L’informativa agli interessati, riepilogativa anche dei loro diritti e delle modalità per esercitarli, è reperibile all’indirizzo www.egea.it

13 . Misure di protezione e di sostegno

Sono previste adeguate misure per proteggere i segnalanti dalle ritorsioni dirette e dalle ritorsioni indirette.

Le misure di protezione si applicano se al momento della segnalazione la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere (cfr. paragrafo 8.3), rientrassero nell’ambito oggettivo e sia stata rispettata la procedura di segnalazione.

In caso di diffamazione o di calunnia, accertata con condanna anche di primo grado, le tutele non sono garantite.

Le misure di protezione si applicano anche:

a) ai facilitatori;

b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante/denunciante che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante/denunciante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà della persona segnalante/denunciante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

1 3.1 Divieto di ritorsione

I soggetti destinatari delle misure di cui al paragrafo precedente non possono subire alcuna ritorsione; gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi ovvero in caso di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati nei confronti dei soli soggetti segnalanti, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è del soggetto che ha posto in essere gli atti ritorsivi.

I segnalanti possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di avere subito, sia quelle tentate o prospettate.

L’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.

13.2 Misure di sostegno

Il segnalante potrà rivolgersi a enti del Terzo settore presenti nell’elenco pubblicato sul sito ANAC. Si tratta di enti che esercitano attività di interesse generale per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale (“promozione della cultura della legalità, della pace tra i popoli, della nonviolenza e della difesa non armata; promozione e tutela dei diritti umani, civili, sociali e politici, nonché dei diritti dei consumatori e degli utenti delle attività di interesse generale, promozione delle pari opportunità e delle iniziative di aiuto reciproco, incluse le banche dei tempi e i gruppi di acquisto solidale”) e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.

Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

13.3 Limitazione di responsabilità del segnalante

È prevista l’assenza di responsabilità (anche di natura civile o amministrativa) per chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

- coperte dall’obbligo di segreto,
- relative alla tutela del diritto d’autore,
- delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali,
- che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata,

se, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione è stata effettuata in coerenza con le condizioni per la protezione.

Inoltre, tra le misure di protezione, si evidenziano:

i diritti a effettuare una segnalazione e le relative tutele non possono essere limitati in modo pattizio a livello contrattuale;
l’esclusione di ogni altra responsabilità, anche civile e amministrativa, per l’acquisizione o l’accesso alle informazioni sulle violazioni, salva l’ipotesi in cui la condotta costituisca reato;
l’esclusione di ogni altra responsabilità con riguardo a comportamenti, atti, omissioni posti in essere se collegati alla segnalazione e strettamente necessari a rivelare la violazione o, comunque, non collegate alla segnalazione.

14. Regime sanzionatorio

Il sistema disciplinare adottato dalla Società ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera e), del D. Lgs. 231/2001, e richiamato nella Parte Generale del Modello 231, prevede sanzioni da applicare nei confronti di coloro che la Società accerta essere responsabili degli illeciti riferiti a:

commissione di ritorsioni o proposta di adozione, ostacolo alla segnalazione (anche tentato) o violazione degli obblighi di riservatezza,
mancate istituzione dei canali di segnalazione, mandata adozione di procedure per la gestione delle stesse, ovvero procedure non conformi alle prescrizioni del decreto ovvero assenza di attività di verifica e analisi delle segnalazioni,
responsabilità civile della persona segnalante, anche con sentenza di primo grado, per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia;
nonché nei confronti di chiunque violi la presente procedura.

Per gli stessi illeciti, ANAC può intervenire con l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie (da € 500 fino a € 50.000) in caso di accertamento degli stessi illeciti.

Allegati

Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24

[1] Da intendersi quale rapporto di lavoro subordinato con l’organizzazione ovvero di prestazione professionale/lavorativa, presente o passato.

[2] Si faccia riferimento agli allegati della Direttiva 2019/1937 e del D.Lgs. 24/23.

[3] Si faccia riferimento agli allegati della Direttiva 2019/1937 e del D.Lgs. 24/23.

[4] cfr. art. 7 del D.Lgs. 24/23