Informativa ai fini privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. UE n. 679/2016
Segnalazioni di whistleblowing
Gentile Signore, Gentile Signora,
La società Egea Ambiente srl - P.I.: 02280240041 - con sede in Alba (CN) alla via Corso Nino Bixio n.8 in qualità di titolare del trattamento (in seguito anche “Titolare”), con il presente documento intende fornire un’adeguata informativa circa le caratteristiche e le modalità del trattamento dei dati personali delle persone che segnalino violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell’Unione Europea, che ledono l’interesse o l’integrità della Società, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo, nell’ambito del processo implementato da Egea Ambiente srl per l’acquisizione e la gestione di dette segnalazioni interne, nel rispetto della normativa applicabile in materia di whistleblowing, con particolare riferimento al D. Lgs. 24/2023 di recepimento della Direttiva UE 1937/2019 (nel seguito anche per brevità “Decreto”).
Le segnalazioni sono gestite come previsto dalla procedura whistleblowing adottata da Egea Ambiente srl e resa disponibile nella sezione dedicata del sito web aziendale. I soggetti interessati dalla presente informativa sono i destinatari della richiamata procedura, che si raccomanda di leggere con attenzione, ovvero i soggetti comunque richiamati dalla segnalazione,
I dati personali da Lei conferiti in qualità di soggetto segnalante (in seguito anche solo per brevità “Segnalante”) e le informazioni contenute nelle segnalazioni e negli eventuali documenti alle stesse allegati, saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti degli interessati, nel rispetto degli obblighi imposti dalla normativa sulla privacy (d.lgs. n. 196/2003 e ss.m.i., reg. UE n. 679/2016 <nel seguito per brevità “GDPR”>), dal decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24, dalle linee guida ANAC in materia di whistleblowing e dal D. Lgs. 231/01 nei casi in cui applicabile.
Poiché le sospette violazioni possono essere segnalate anche in forma anonima, Lei non è necessariamente tenuto a fornire i Suoi dati personali in sede di inoltro della segnalazione. Nel caso in cui Lei decida di fornire i Suoi dati personali verrà richiesto, a mezzo della piattaforma indicata nella procedura whistleblowing, Suo specifico consenso al trattamento.
Tuttavia, anche in relazione alle segnalazioni anonime, non si può escludere che, nel corso dell’esame delle stesse, il Titolare - se del caso per il tramite di propri responsbili del trattamento - entri in possesso di informazioni personali riguardanti altre categorie di interessati (es. soggetti diversi dal segnalante, terzi, ecc.), che saranno pertanto trattate ai sensi della presente informativa.
Quindi, nell’ambito del processo di acquisizione e gestione della segnalazione, la Società Egea Ambiente srl tratterà i dati personali eventualmente forniti dal soggetto segnalante, e i dati di altre categorie di interessati, quali persone coinvolte e/o collegata al processo di segnalazione, garantendo la massima riservatezza.
1. Oggetto del Trattamento e categorie di dati trattati
I dati personali trattati dal Titolare nel rispetto di quanto previsto dalla procedura whistleblowing a titolo esemplificativo e non esaustivo includere dati personali comuni, quali:
- dati identificativi del segnalante (a titolo esemplificativo: nome, congnome, indirizzo e-mail, eventuali altri recapiti rilasciati dal segnalante, etc.);
- dati personali contenuti nelle segnalazioni inviate (a titolo esemplificativo: dati personali - identificativi e professionali - ed ogni altra informazione personale relativa al soggetto segnalato e/o ad eventuali terzi coinvolti nella segnalazione).
Si precisa che i dati personali saranno raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi, come meglio precisato nella procedura whistleblowing, in forma scritta (tramite piattaforma informatica) oppure in forma orale (ad esempio in caso di incontro richiesto dal soggetto segnalante con i soggetti preposti a gestire la segnalazione) e trattati nel rispetto delle richiamate normative
In ogni caso, il Titolare adotta tutte le garanzie previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l’espresso consenso di quest’ultimo.
Le segnalazioni devono contenere esclusivamente informazioni necessarie per circostanziare quantto oggetto di segnalazione. Qualora le segnalazioni contengano informazioni personali non necessarie per il perseguimento delle suddette finalità, la Società provvederà a distruggerle o, se ciò non risultasse possibile, ad oscurarle, fatti salvi i casi autorizzati dalla legge o da un provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
2. Finalità, base giuridica del trattamento e conseguenze della mancata comunicazione dei Dati
I Dati sono trattati in modo lecito e secondo correttezza per le finalità nel seguito descritte.
- Necessità di adempiere ad obblighi legali
Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima il conseguente trattamento, in quanto il Titolare è tenuto, nella acquisizione e gestione delle segnalazioni, all’adempimento di obblighi legali, in particolare quelli previsti dal D. Lgs. 24/2023 e dal D. Lgs. 231/01.
Il conferimento dei Dati per dette finalità è facoltativo. Lei può quindi decidere di non conferire alcun dato: in tal caso, il Titolare potrebbe trovarsi nell’impossibilità di dar seguito alla segnalazione.
In ogni caso si sottolinea l’opportunità di fornire solo i dati necessari a descrivere i fatti oggetto di segnalazione, evitando ogni dato personale non necessario a tal fine. L’identità del segnalante verrà in ogni caso protetta fin dal ricevimento della segnalazione e in ogni fase successiva.
- Consenso
In caso di necessità di rivelare l’identità del soggetto segnalante a soggetti diverse rispetto a quelli preposti a ricevere e gestire la segnalazione nel rispetto della procedura whistleblowing e di quanto previsto dal Decreto, sarà chiesto al segnalante un espresso e specifico consenso (art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e art. 6 del reg. UE n. 679/2016).
Il consenso è facoltativo e potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento secondo le modalità che saranno indicate in sede di richiesta, con l’avvertenza per cui la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa.
3. Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati personali viene effettuato in sede di acquisizione della segnalazione attraverso l’utilizzo di apposita piattaforma informatica, come analiticamente indicato nella richiamata procedura whistleblowing.
Nelle fasi successive (gestione della segnalazione) il trattamento avverà con il supporto della stessa piattaforma e/o attraverso il supporto di altri mezzi cartacei, informatici o telematici.
I Dati acquisiti sono in ogni caso fatti oggetto di trattamento, nel pieno rispetto delle norme di legge, dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, non eccedenza e tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato, attraverso le necessarie misure di sicurezza, tecniche e organizzative, idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza e impedire a soggetti non autorizzati di risalire all’identità del Segnalante.
I Dati raccolti mediante la piattaforma citata nella procedura whistleblowing sono trattati a mezzo di tecniche crittografiche. Per maggiore riservatezza del soggetto segnalante si evidenzia che, qualora una segnalazione venga effettuata da un computer messo a disposizione della Società, esiste il rischio che le pagine web visitate – tra cui quella relativa alla piattaforma di whistleblowing – vengano salvate nella cronologia del browser della Società. Si consiglia quindi di non utilizzare un device aziendale per effettuare la segnalazione.
4. Periodo di conservazione dei Dati
I dati personali relativi alle segnalazioni vengono conservati e mantenuti per il periodo di tempo strettamente necessario alla gestione della segnalazione in tutte le sue fasi (acquisizione, gestione della segnalazione), all’adozione di provvedimenti conseguenti e all’adempimento degli obblighi di legge connessi, e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito del processo di gestione della segnalazione.
Decorso tale termine i dati verranno cancellati o resi anonimi.
Per maggiori informazioni sulla politica sulla conservazione dei documenti, è possibile consultare la citata procedura whistleblowing.
5. Categorie di destinatari dei dati personali:
Secondo quanto disciplinato dalla procedura whistleblowing i dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione saranno trattati esclusivamente:
- dai soggetti preposti da < Egea Ambiente srl> alla gestione della stessa e autorizzati dal titolare al trattamento e/o identificati come soggetti muniti di specifiche funzioni e compiti;
- dal fornitore della piattaforma e/o al fornitore dei servizi di gestione delle segnalazioni, il quale agirà in qualità di responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
- a eventuali professionisti esterni (ad esempio legali o esperti in materia di internal audit o forensic investigration) che dovessero essere incaricati della gestione, per conto del Titolare, di approfondimenti o verifiche in merito a quanto segnalato che parimenti agiranno come responsabili del trattamento dei dati ex art. 28 del GDPR;
- dalle autorità giudiziarie;
- ogni altro soggetto individuato dalla normativa vigente in ambito di segnalazioni di illeciti.
Gli estremi di tali soggetti potranno essere comunicati dietro giustificata richiesta da inviarsi ai dati di contatto sotto riportati.
6. Trasferimento Dati
I Dati sono conservati su server e strumenti di archiviazione ubicati all’interno dell’Unione Europea.
I dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo.
7. Diritti dell’interessato
L’interessato potrà, compatibilmente con gli eventuali obblighi normativi esistenti, esercitare i diritti riconosciuti di cui agli artt. 15/22 del GDPR:
- diritto di accesso ai dati personali;
- diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi mediante accesso alla piattaforma di segnalazione;
- diritto di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca; alla revoca del consenso consegue l'impossibilità di accedere al suo profilo, potrà comunque visualizzare le segnalazioni tramite i loro codici; la revoca non è comunque prevista nel caso in cui il trattamento sia necessario per adempiere un obbligo normativo al quale è soggetto il titolare del trattamento;
- diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 d GDPR oppure ricorso all’Autorità giudiziaria competente ai sensi dell’art. 79 GDPR, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa nazionale (D. Lgs. 196/2003).
Si informano gli interessati che i diritti non potranno essere esercitati quando dall’esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante, nel rispetto di quanto previsto dal Decreto.
In tal caso, l’esercizio dei diritti sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge applicabili.
Pertanto, per evidenti ragioni di tutela della riservatezza del segnalante, si invitano i soggetti segnalanti, ad esercitare i propri diritti, in particolare quelli afferenti alla rettifica o cancellazione dei propri dati personali, revoca del consenso, ecc., utilizzando la stessa piattaforma indicata nella procedura whistleblowing per l’effettuazione della segnalazione ed inviando, tramite la piattaforma, una richiesta in tal senso.
Per quanto attiene ai diritti di qualsiasi altro soggetto diverso dal segnalante, il Titolare informa che l’esercizio degli stessi, ed in particolare il diritto di accesso, potrà essere ritardato, limitato o escluso per tutto il tempo in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenendo conto dei diritti fondamentali del segnalante e del rispetto degli obblighi di legge da parte del Titolare o dei Responsabili, anche al fine di salvaguardare gli interessi di riservatezza e di tutela dell’identità del segnalante e di garantire che lo svolgimento degli accertamenti di quanto oggetto di segnalazione non rischi di essere compromesso.
10. Titolari e DPO categorie di Responsabili del trattamento
Il Titolare è la Società - P.I.: 02280240041 - con sede in Alba (CN), alla Via Corso Nino Bixio n. 8.
Il Titolare è contattabile, anche per richieste per l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, all’indirizzo: privacy@egea.it
Egea Ambiente srl ha provveduto a designare un Responsabile della Protezione dei dati personali, contattabile all’indirizzo privacy.dpo@egea.it
L’elenco delle categorie dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.
Per quanto quivi non previsto si rimanda alle disposizioni del D. Lgs. 24/2023.
